Verantwortlich im datenschutzrechtlichen Sinne

Hochschule Reutlingen / Reutlingen University

Alteburgstraße 150

72762 Reutlingen

+49 (0)7121 271-0

+49 (0)7121 271-1101 (Fax)

E-Mail: info@reutlingen-university.de

Internet: www.reutlingen-university.de

Die Hochschule Reutlingen ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird gesetzlich vertreten durch die Präsidentin Frau Prof. Dr. Sabine Löbbe.

Datenschutzbeauftragter

Externer Datenschutzbeauftragter gemäß Art. 37 EU-DSGVO

Herr Maximilian Musch

Tel. +49 (0)7544 904 96 92

E-Mail: datenschutz@reutlingen-university.de

Zweck der Datenverarbeitung

Die Nutzung der Lernplattform RELAX ist Teil des Studiums an der Hochschule Reutlingen. Die Lernplattform RELAX dient der Durchführung von Forschung und Lehre an der Hochschule Reutlingen, insbesondere dazu Studierende und Dozenten eine bessere Zusammenarbeit im Lernumfeld zu ermöglichen.

Die Verarbeitung ihrer Daten ist für das Bereitstellen der Inhalte und Funktionen der Lernplattform RELAX zum o.g. Zweck notwendig, ohne diese Möglichkeit der Verarbeitung ihrer Daten kann eine Nutzung von RELAX nicht erfolgen.

Die Datenverarbeitung dient insbesondere dazu,

• Lehrinhalte bereitzustellen, z. B. Vorlesungsfolien, Übungsaufgaben oder Literaturhinweise
• Die Kommunikation zwischen Studierenden und Lehrenden zu ermöglichen, z. B. über Nachrichten, Foren oder Ankündigungen
• Lehr- und Lernprozesse zu organisieren, z. B. Einschreibung in Kurse oder Anzeige von Abgabeterminen
• Lernfortschritte zu dokumentieren, z. B. durch Abgabe von Aufgaben oder Teilnahme an Tests
• Übungsformate digital umsetzen zu können
   

Verarbeitete Daten

Anmeldedaten

Folgende Daten sind an der Hochschule Reutlingen bereits im zentralen Verzeichnisdienst (Azure) gespeichert und werden bei der ersten Anmeldung (Registrierung) automatisch in die Relax-Datenbank übernommen, gespeichert und während der Nutzung abgeglichen:

• Ihre E-Mail-Adresse
• das Kennwort (Das Kennwort des Hochschulkontos wird geprüft, aber nicht gespeichert.)
• Ihr Nachname und Ihre Vornamen
• Ihre bevorzugte Sprache
• Studiengang (nur bei Studierenden; als Kennziffer)
• Personengruppe (z.B. Studierender, Mitarbeiter, Lehrbeauftragter)
• Fakultät oder Abteilung (als Kürzel)

Die Freigabe der Anzeige der eigenen E-Mail-Adresse (Nein, für niemanden sichtbar. Nur für Kursteilnehmer / Ja, für alle sichtbar) können Sie jederzeit ändern.

Freiwillige Profildaten

Es steht Ihnen frei, bei der Erstanmeldung oder auch später auf Ihrer Profilseite weitere Angaben zu Ihrer Person zu machen oder ein Profilbild hochzuladen. Diese Angaben sind freiwillig und können Ihrerseits jederzeit geändert, gelöscht oder ergänzt werden.

Verbindungsdaten

Gewisse Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Browsertyp, Datum und Uhrzeit des Zugriffs werden verarbeitet.

Inhaltsdaten

Dies sind Daten, die Sie bei der Nutzung von Relax selbst eingeben. Dazu zählen Beiträge in Kursaktivitäten wie Aufgaben und deren Lösungen, Bewertungen, Forenbeiträge, Gruppeneinteilungen, Glossare oder Tests, sowie Dateien, die Sie hochladen, oder Mitteilungen an andere Kursteilnehmer.

Cookies

Mit der Nutzung von Relax werden zwei Cookies auf dem von Ihnen benutzten Computer gespeichert. Die Cookies mit den Namen "relaxSession" und "RelaxSessionTest" sind Session-Cookies, die nach Schließen Ihres Browsers gelöscht werden.

Zweck der Datenverarbeitung: Die beiden Cookies sind notwendig, um den Zugriff nach dem Login auf alle Seiten zu ermöglichen.

Cookies werden auf ihrem Rechner gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Sie können Relax jedoch nur verwenden, wenn Sie in ihrem Browser Cookies zumindest temporär zulassen. Nach Schließen Ihres Browsers werden die Cookies gelöscht.

Logfiles

Die Daten (Verbindungs-/Anmelde- und Typen von Inhaltsdaten) werden ebenfalls in Logfiles gespeichert.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit von Relax sicherzustellen. Zudem dienen die Daten zur Optimierung von Relax und zur Sicherstellung der Sicherheit der informationstechnischen Systeme der Hochschule Reutlingen.

Zugriff auf die Logfiles haben ausschließlich Administratoren.

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung von RELAX und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb zwingend erforderlich.

Rechtsgrundlagen

Anmelde- und Nutzungsdaten (inkl. Logfiles):

 Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der öffentlichen Aufgabe der Hochschule Reutlingen (siehe oben) und somit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DSGVO und § 4 LDSG sowie § 2 LHG.

Profildaten

Die Verarbeitung von Profildaten erfolgt auf freiwilliger Basis und somit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Nutzenden können selbst bestimmen welche Informationen in den Moodle Relax gespeichert werden und das eigene Profil auf eigenen Wunsch anpassen.  Die Löschung der Daten und somit Widerruf der Einwilligung ist jederzeit durch die Nutzenden im eigenen Profil möglich,

Empfänger

Nutzer der Lernplattform Relax der Hochschule Reutlingen sind Lehrende, Tutoren, Studierende und Mitarbeiter der Hochschule Reutlingen sowie Gäste, d.h. Teilnehmer von anderen Hochschulen, die vorübergehend an der Hochschule tätig sind.

Folgenden Kategorien von Empfängern haben dabei Dateneinsicht.

a) Teilnehmer eines Kurses (Rolle: student)

b) Kursverantwortliche (Rolle: teacher)

c) Mitbetreuende Tutoren (Rolle: non-editing teacher)

e) Kursbereichs-Manager (Rolle: manager)

d) Relax-Administratoren (Rolle: Admin)

e) Serveradministratoren 

Alle personengebundenen Daten werden vorbehaltlich gesetzlicher Bestimmungen nicht an Dritte außerhalb der Hochschule weitergegeben.

Die Veröffentlichung von moodle-Kursen zu Präsentationszwecken oder als open educational resources ist ausschließlich nur durch das Exportieren der im Kurs enthaltenen Daten ohne Nutzerdaten in einem neuen Kurs zulässig. D. h. vor einer Veröffentlichung sind personenbezogene Daten aus den Kursinhalten zu entfernen bzw. zu anonymisieren. Für die Präsentation von Teilnehmerbeiträgen ist in jedem Fall die Zustimmung der betroffenen Teilnehmer erforderlich.

Wir übermitteln keine Daten an Empfänger außerhalb der EU/des EWR oder an eine internationale Organisation.

Dauer der Speicherung

Die Daten in Ihrem Nutzerprofil (Anmeldedaten) werden bis zur Löschung des Nutzerprofils gespeichert. Anmeldedaten können in RELAX nicht geändert werden, diese Angaben werden bei jeder Anmeldung des Benutzers mit den Daten aus dem Verzeichnisdienst abgeglichen.

Die Daten aus der Teilnahme an Kursen (Inhaltsdaten) werden bis zur Löschung des Kurses gespeichert.

Inhaltsdaten und freiwillige Einträge im Nutzerprofil können Sie zudem selbst ändern oder löschen.

Die Daten in den Logfiles werden nach 5 Tagen gelöscht, es sei denn Rechtsvorschriften erlauben oder verlangen ausnahmsweise eine längere Speicherung.

Am Ende des Folgesemesters nach Exmatrikulation (bei Studierenden)

30 Tage nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (bei Mitarbeitern)

Folgen einer Nichtbereitstellung

Sofern Sie uns keine Daten bereitstellen, können Sie Moodle Relax nicht nutzen. Sie müssen ausschließlich die o.g. Daten bereitstellen, die für die Nutzung des Systems zwingend erforderlich sind.

Automatisierte Entscheidungen einschließlich Profiling

Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Art. 22 DSGVO ein.

Ihre Datenschutzrechte

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie uns gegenüber Ihre Datenschutzrechte geltend machen. Ihre Anträge über die Ausübung Ihrer Rechte sollten nach Möglichkeit schriftlich oder per E-Mail an die oben angegebene Anschrift oder direkt schriftlich oder per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten adressiert werden.

Sie haben das Recht, von uns Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten nach den Regeln von Art. 15 DSGVO zu erhalten.

Auf Ihren Antrag hin werden wir die über Sie gespeicherten Daten nach Art. 16 DSGVO berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.

Wenn Sie es wünschen, werden wir Ihre Daten nach den Grundsätzen von Art. 17 DSGVO löschen, sofern andere gesetzliche Regelungen (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder Einschränkungen) oder ein überwiegendes Interesse unsererseits (z. B. zur Verteidigung unserer Rechte und Ansprüche) dem nicht entgegenstehen.

Unter Berücksichtigung der Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO können Sie von uns verlangen, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken.

Sofern Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich sind, die im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gem. Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.

Auch haben Sie das Recht, Ihre Daten unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSGVO in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder sie einem Dritten zu übermitteln.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Ferner steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Wir empfehlen allerdings, eine Beschwerde zunächst immer an unseren Datenschutzbeauftragten zu richten.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde erreichen Sie unter:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Postfach 10 29 32

70025 Stuttgart

Telefon 0711 6155410

Fax 0711 61554115

poststelle@lfdi.bwl.de