Meeting-Muffel oder Meeting-Champion

Vom Daily zum Jour Fixe, vom Quartalstreffen zum Networking-Event – in vielen Berufen ist der Arbeitsalltag von Meetings geprägt. Dabei entwickeln sich aus produktiven Besprechungen schnell Zeitfresser ohne Ergebnis. Wie man das verhindern kann, verraten Prof. Dr. Stephan Höfer von der ESB Business School und sein Co-Autor Dr. Oliver Mattmann in ihrem neuen Buch „In Sieben Etappen zum Meeting-Champion“. Dafür haben sie das ungewöhnliche Format eines „Business Romans“ gewählt. Im Interview verrät Prof. Höfer mehr.

1. Professor Höfer, was ist denn ein „Business Roman“?
   Ratgeber über die Optimierung von Meetings gibt es genug. Trotzdem nehmen wir täglich an Meetings teil, bei denen wir uns hinterher fragen, warum wir uns das eigentlich angetan haben. 
   Im Vergleich zu einem klassischen Sachbuch hatten wir einen etwas anderen Ansatz: Meetings werden von Menschen gestaltet. Wenn wir also die Kultur rund um Meetings verändern wollen, müssen sich dafür Menschen ändern und das ist ein emotionales Thema. Daher hat unser Buch eine Geschichte, in der wir die fachlichen und sachlichen Informationen verpacken.
   Wir beschreiben die handelnden Personen, ihren Hintergrund und ihre Überzeugungen, damit ihr Verhalten und ihre Reaktionen für den Leser nachvollziehbar werden. Unsere Protagonisten agieren wie Kolleginnen und Kollegen, die wir alle aus unserem täglichen beruflichen und privaten Umfeld kennen. Durch die Ich-Form wird man in die Rolle der Hauptperson gesogen. So gelingt es einfacher, die Inhalte aus dem Buch auf die eigene Situation zu übertragen.
    
2. Wie sind die Ideen zu diesem ungewöhnlichen Format und zum Buchthema generell entstanden?
   Mein Co-Autor und ich wollten schon sehr lange gemeinsam ein Buch über die Optimierung der Meeting-Kultur schreiben, mit einem speziellen Fokus auf die Gestaltung von Veränderungsprozessen. Zuerst haben wir uns ganz klassisch gemeinsam eine Struktur überlegt, die Inhalte zusammengetragen und begonnen zu schreiben.
   Eines Morgens wachte ich morgens um vier auf und setze mich an meinen Computer. Statt eines weiteren Fachbuchkapitels entstand aber der Beginn eines Romans und innerhalb von vier Stunden zwanzig Seiten. Als wir diesen Text gelesen haben, war uns klar, dass das das richtige Format für das Buch ist.
    
3. Sind Sie ganz persönlich eigentlich ein Meeting-Fan oder Meeting-Skeptiker?
   Wir brauchen Meetings. Deshalb bin ich ein Meeting-Fan, wenn am Ende eines Treffens mein persönlicher Wertschöpfungs-Anteil sehr hoch war und dank einer guten Vor- und Nachbereitung die Prozesskosten gering sind.
    
4. Das Buch verspricht, dass man „in 7 Etappen zum Meeting-Champion“ wird. Verraten Sie uns ein oder zwei Etappen?
   Nehmen wir die erste und die letzte Etappe. Die Erste, weil das der schwerste Schritt ist und die Letzte, weil wir diese Etappe häufig nicht auf dem Schirm haben:  
   Etappe 1: Wie können wir verhindern, dass wir überhaupt ein Meeting brauchen? Jeder glaubt, dass er die Meetings in seinem Kalender alle wirklich braucht, dass es gar nicht anders geht. Gleichzeitig quellen unsere Terminpläne aber dadurch über und sind wir ehrlich: Nicht jedes Meeting ist auch sinnvoll. Bevor wir über die Optimierung von Meetings an sich nachdenken, müssen wir erst die Schlüsselursachen verstehen, die uns überhaupt in Meetings treiben. Nicht aus jedem Thema muss ein Meeting werden. Der Roman gibt Hinweise darauf, wie man hiermit einen sinnvollen Umgang findet.
   Etappe 7: Wie können wir unser Meeting kontinuierlich verbessern? Hier gilt der berühmte Satz „Kannst du es nicht messen, kannst du es vergessen“. Um für Folgemeetings zu lernen, muss man erst einmal quantifizieren, wie gut das vergangene Meeting tatsächlich war. Dazu bietet unser Roman drei einfach zu ermittelnde Messgrößen inklusive eines einfachen Reifegradmodells an. Diese Werte zeigen uns, wie weit wir noch vom Meeting-Gipfel entfernt sind und bieten gleichzeitig Anhaltspunkte für eine kontinuierliche Verbesserung. 
    
5. Was ist das wichtigste „Do“ im Zusammenhang mit Meetings?
   Sich aktiv bewusst zu werden, wie hoch der Verschwendungsanteil in unseren Meetings ist.
    
6. Und was das wichtigste „Don’t“?
   So weitermachen wie bisher, nur weil wir es immer schon so gemacht haben.
    
7. Viele Menschen treffen an Weihnachten ihre Familien. Sind solche „Familien-Meetings“ in gewisser Weise mit Business-Meetings vergleichbar und was kann man aus dem Buch dafür mitnehmen?
   Theoretisch ist das tatsächlich möglich, aber ich empfehle doch allen Leserinnen und Lesern, hier ausnahmsweise einmal die Optimierungsbrille abzusetzen und einfach nur die Festtage zu genießen - vielleicht mit einem interessanten Business Roman über die Optimierung der Meetings.