Die Beauftragung des Druckzentrums kann auf folgenden Wegen erfolgen:

Auftragserteilung im Druckzentrum

Nach wie vor besteht die Möglichkeit, Kopiervorlagen oder Datenträger (DVDs, USB-Sticks) als Vorlage für die Beauftragung des Druckzentrums zu verwenden. Die Auftragserteilung erfolgt dann mittels Auftragsformular, das mit den entsprechenden Eintragungen (Kostenstelle, Anzahl, Abholtermin usw.) zu versehen ist. Die Druckauftragsformulare sind in Papierform im Druckzentrum verfügbar und können auch hier herunter geladen werden.

Auftragserteilung über das Webportal des Druckzentrums

Das Webportal des Druckzentrums ist über einen Link in der myCampus-Wolke auf der Webpage der Hochschule oder unter folgender Adresse erreichbar:

http://druckzentrum.reutlingen-university.de

Die Anmeldung im Webportal erfolgt über den Windows-Account.

Im Webportal definiert der Auftraggeber seinen Auftrag hinsichtlich der Vorlagenverwendung, der zu erstellenden Formate, der Farbigkeit, der Materalien, der Mengen sowie der durchzuführenden Endverarbeitung, sowie der Abrechnungsart im Druckzentrum.

Sind alle Auftragseingaben erfolgt, erhält der Auftraggeber den Auftragspreis angezeigt und kann nun entscheiden, ob er den Auftrag zur Herstellung an das Druckzentrum übertragen will. Entscheidet er sich für die Beauftragung, wird der Auftrag automatisch an das Druckzentrum zur Bearbeitung übertragen. Wenn gewünscht, kann eine Auftragsbestätigung ausgedruckt werden. 
Im Webportal werden auch die Status der Bearbeitung hinterlegt, so dass online abgefragt werden kann, ob der Auftrag bereits bearbeitet wurde und zur Abholung bereitsteht.

Auftragserteilung per E-Mail

Die dritte Möglichkeit ist die Übermittlung von Aufträgen als E-Mail-Anhang. Dafür ist neben der elektronischen Vorlage (PDF-, JPEG-, Word-, Excel-, TIFF-Dokument) ein ausgefülltes elektronisches Auftragsformular  mitzusenden, auf dem vom Auftraggeber die Kostenstelle, der Abholtermin, die Anzahl der Ausfertigungen und die Endverarbeitungsoptionen anzugeben sind.

Formate digitaler Vorlagen

Vom Druckzentrum kann eine Vielzahl von Dateiformaten verarbeitet werden, z.B. PDF, Microsoft Office-Formate, JPEG, TIFF oder PNG. Um sicher zu stellen, dass die Ausdrucke korrekt dargestellt werden, bietet es sich an, vor Beauftragung die Dokumente in das PDF-Format zu konvertieren und darauf zu achten, dass alle verwendeten Schriften korrekt angezeigt werden.

Bei der Beauftragung über das Webportal des Druckzentrums werden die Dokumente beim Hochladen automatisch nach PDF konvertiert. Über eine Dokumentenvorschau kann man vor Auftragsbestätigung das Dokument nochmals prüfen.

Speicherung von Vorlagen

Grundsätzlich gilt, dass für direkt an das Druckzentrum angelieferte papierbasierte oder elektronische Vorlagen keine Langzeitspeicherung erfolgt. Sollten angelieferte Vorlagen (Papier oder elektronisch) zur Wiederverwendung vorgesehen sein, so kann die Vorlage durch das Personal des Druckzentrums auf USB oder DVD gespeichert und ausgehändigt werden. (USB-Sticks und DVDs können im Druckzentrum im Bedarfsfalle käuflich erworben werden.) Im Webportal des Druckzentrums besteht die Möglichkeit, in persönlichen Bibliotheken Dokumenten für Wiederverwendung abzuspeichern. Die Verantwortung für die Pflege dieser Bibliotheken liegt beim Benutzer.

Die Abholung von Aufträgen des Druckzentrums erfolgt während den Öffnungszeiten in den Räumen des Druckzentrums. Die Übergabe des Auftrags erfolgt durch das Personal des Druckzentrums. Der Zugang zu den Regalen in Geb. 5 U-04 ist nicht mehr erforderlich und wird gesperrt.

Bei Übergabe ist die Art der Abrechnung anzugeben:

• Abrechnung über Kostenstelle
• Abrechnung über Guthaben auf der Karte (private Beauftragung)
• Abrechnung durch Bargeld

Da die Mitarbeiter des Druckzentrums die Auftraggeber noch nicht persönlich kennen, führen sie bei Kostenstellenverrechnung eine kurze Berechtigungsprüfung anhand einer Kostenstellenliste der Hochschule Reutlingen durch.